نحوه احوال پرسی تلفنی
نحوه احوال پرسی تلفنی جزء موضوعاتی است که افراد در سمینارها و جلسات به کرات از ما می‌پرسند. این موضوع در کسب و کارها و جذب فروش بسیار مهم است زیرا اگر اصول درست و مناسبی را در گفتگوی تلفنی رعایت نکنید؛ باعث می‌شود مشتریان خود را از دست بدهید. البته اهمیت این موضوع صرفاً به بخش بیزنس مربوط نمی‌شود و حتی در ارتباطات صمیمی نیز نوع گفتگو اهمیت بالایی دارد. در این مقاله قصد داریم شما را با نحوه گفتگو و احوال پرسی صحیح آشنا کنیم.
اصول مهم در احوال پرسی تلفنی
برای ایجاد ارتباطی قوی و درست میتوانید موارد زیر را در تماس تلفنی خود رعایت نمایید.
- استفاده نکردن از کنایه در تماس تلفنی
- در تماس تلفنی اثرگذار صحبت کنید
- داشتن لحن مناسب
- متمرکز باشید
- با انرژی باشید
- با اعتماد به نفس باشید
- گوش دادن
استفاده از کنایه در تماس تلفنی
یکی از مخربترین رفتارها در هنگام برخورد با دیگران استفاده از جملات منفی و کنایه است. این موضوع در تماس تلفنی نیز صدق میکند. به عنوان نمونه، فردی بعد از مدتی با شما تماس می‌گیرد و در ابتدای تماس و هنگام احوال پرسی تلفنی، شما با عبارتی مانند “چه عجب تماس گرفتی” “پارسال دوست امسال آشنا” و… با او صحبت می‌کنید. این موضوع باعث می‌شود که دیگر فرد مورد نظر با شما تماس نگیرد. یا در حوزه بیزنسی شما زمانی که مشتری تماس گرفته و سوالاتی درباره محصولاتتان می‌پرسد با عبارات منفی و کنایه با او صحبت نمایید؛ موجب از دست دادن مشتری می‌شود.
در تماس تلفنی اثرگذار صحبت کنید
یکی از روش‌هایی که در نحوه احوال پرسی تلفنی باید رعایت کنید؛ استفاده از کلمات اثرگذار است. با توجه به اینکه شما نمی‌توانید در تماس تلفنی از زبان بدن خود استفاده نمایید؛ پس باید عبارت و کلماتی را در گفتگو خود استفاده کنید تا بتوانید اثربخشی مناسبی را بر روی مخاطب خود انجام دهید.
داشتن لحن مناسب
یکی از اصول مهم برای استمرار هر رابطه‌ای، لحن مناسب گفتگو می‌باشد. زمانی که شما لحن مناسبی در ارتباطتان با سایر افراد، مخصوصاً هنگام تماس تلفنی، نداشته باشید؛ موجب ایجاد سوتفاهم‌های زیادی می‌شود.
متمرکز باشید
هنگام صحبت با تلفن و احوال پرسی تلفنی، تمرکز خود را روی مکالمه قرار داده و اجازه ندهید که عوامل دیگر موجب حواس پرتی شما شود.
با انرژی باشید
در نحوه احوال پرسی تلفنی، سطح انرژی شما مهم است زیرا در تماس تلفنی نمی‌توانید با چهره‌تان، حس خوب و انرژی را به فرد مقابل منتقل کنید. پس باید در کلامتان، انرژی و شور و شعف داشته باشید تا مکالمه تلفنی لذت بخشی را تجربه نمایید.
با اعتماد به نفس باشید
در مکالمات خود با اعتماد به نفس برخورد کنید. یکی از شیوه‌ها برای نشان دادن اعتماد به نفس، صحبت کردن با صدای بلند به گونه‌ای که برای فرد مقابل آزاردهنده نباشد. همچنین محکم و شمرده و واضح صحبت کردن نیز از دیگر نشانه‌های اعتماد به نفس و باور درونی است. همچنین از صحبت به صورت پیاپی خودداری کنید. به عنوان مثال، افرادی هستند که بدون وقفه و بدون آنکه منتظر جواب فرد مقابل باشند اقدام به احوالپرسی می‌کنند که این موضوع جزء رفتارهای ناپسند در ارتباط و مخصوصاً در تماس تلفنی است.
گوش دادن
در هر نوع ازتباطی خوب گوش دادن یکی از آیتم‌های مهم برای موفقیت در آن رابطه است. زیرا افراد دوست دارند هنگام صحبت به حرف‌هایشان با دقت گوش فرا دهید و عکس العملی مناسب با سخنانشان از خود نشان دهید. پس اگر فردی هستید که معمولا به میان سخنان افراد می‌آیید و یا با دقت به صحبت‌ها گوش نمی‌دهید؛ باید در این زمینه تمرین نمایید.
در تماس تلفنی، این موضوع اهمیت بیشتری پیدا میکند. هنگام صحبت تلفنی با دقت به حرف‌های فرد مقابل گوش دهید و با کلماتی مانند “درسته” “آهان”، “چه خوب” و… به او حس خوبی را منتقل کرده و مخاطب شما متوجه دقت و اهمیت دادن شما می‌شود.
جمع بندی
در این مقاله به برخی از اصول مهم در نحوه احوال پرسی تلفنی پرداختیم. البته موارد مطرح شده در احوال پرسی حضوری نیز کاربرد فراوانی دارد و با اجرا آن‌ها میتوانید اثر بخشی بهتری را روی مخاطب خود داشته باشید. اگر در مورد نحوه گفتگو صحیح و یا افزایش مهارت فن بیان، نیاز به راهنمایی داشتید؛ میتوانید با ما در تماس باشید.